Czynności zwykłego zarządu
Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie. Czynności przekraczające zwykły zarząd podejmuje zarząd po uzyskaniu zgody wspólnoty w formie uchwały właścicieli lokali. Uchwała wyraża zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej. Podział na czynności zwykłego i przekraczającego zwykły zarząd dotyczy zarówno kierowania sprawami jak i reprezentacji
Art. 22.u.w.l.
1.Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie.
2. Do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej.
Czynnościami zwykłego zarządu będą wszelkie faktyczne i prawne czynności związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej i z jej administracją; będą to zarówno czynności związane z funkcjonowaniem nieruchomości wspólnej i jej eksploatacją, drobniejszymi remontami i bieżącą konserwacją; także ochrona wspólnych praw, zarówno w postaci czynności faktycznych jak też prawnych, w tym procesowych. Zwykłymi czynnościami będą powództwa przeciw członkowi wspólnoty o zapłatę opłat z tytułu kosztów zarządu; również powództwa o ochronę posiadania przeciwko osobom trzecim. Ponadto zawieranie umów dostawy energii cieplnej i elektrycznej, wywóz odpadków, utrzymanie czystości i inne standardowe sprawy wynikające z rocznego planu gospodarczego. Brak jest ustawowej definicji czynności zwykłego zarządu wobec tego przy badaniu czy dana czynność mieści się w pojęciu „zwykłej” należy badać przede wszystkim czy dotyczy normalnego funkcjonowania wspólnoty, a ponadto czy nie jest wymieniona w art. 22 § 3 lub jej charakter nie jest zbieżny z czynnościami z art. 22 § 3 u.w.l.
Czynności przekraczające zwykły zarząd
Ustawa w art. 22 § 3 u.w.l. podaje wykaz czynności zarówno z zakresu kierowania sprawami jak i reprezentacji, które określa jako czynności przekraczające zwykły zarząd. Nie jest to pełny katalog takich czynności. Podobnie jak przy czynnościach zwykłego zarządu, ustawodawca nie definiuje czym są czynności przekraczające zwykły zarząd, a jedynie wymienia przykładowo kilka z nich:
Art. 22. u.w.l.
3. Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności:
1) ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
2) przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
3) ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
4) zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;
5) udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego;
5a) udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej;
6) dokonanie podziału nieruchomości wspólnej;
6a) nabycie nieruchomości;
7) wytoczenie powództwa, o którym mowa w art. 16;
8) ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
9) udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych;
10) określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
4. Połączenie dwóch lokali stanowiących odrębne nieruchomości w jedną nieruchomość lub podział lokalu wymaga zgody właścicieli lokali wyrażonej w uchwale. W razie odmowy zainteresowany właściciel lokalu może żądać rozstrzygnięcia przez sąd.
Katalog pozaustawowy
Można jednak spróbować poszerzyć ten katalog poprzez ostrożne analogie do wyliczenia z art. 22 § 3 u.w.l. i tak, należałoby uznać, że czynności przekraczające zwykły zarząd to również (ale nie tylko):
- ustalenie możliwości korzystania przez członków zarządu ze wspólnotowego majątku (korzystanie na własny użytek);
- zmiana rocznego planu gospodarczego;
- umorzenie długów danych członków wspólnoty powstałych na tle obowiązku pokrycia kosztów zarządu;
- postawienie budynków, budowli, obiektów małej architektury czy tymczasowych obiektów budowlanych na nieruchomości wspólnej;
- połączenie z inną wspólnotą mieszkaniową (przy czym uchwała taka powinna zawierać zgodę na wyszczególnione wszystkie czynności dokonywane przez zarząd konieczne do połączenia wspólnot);
- wyrażenie zgody na odłączenie swojego lokalu przez członka wspólnoty ze wspólnych instalacji wodnych, kanalizacyjnych, grzewczych lub elektrycznych (lub innych których funkcjonowanie lub konserwacja pokrywane są z funduszy wspólnoty);
- wyrażenie zgody na zamurowanie okien, wybicie otworów okiennych itp. (ponieważ mieści się to w pojęciu zmiany przeznaczenia części nieruchomości wspólnej – art. 22 ust. 3 pkt 4);
Uchwała i pełnomocnictwo
Art. 22 ust. 2 u.w.l. stanowi, że do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej. Z kolei art. 63. Kodeksu cywilnego mówi, że jeżeli do dokonania czynności prawnej potrzebna jest zgoda osoby trzeciej, a do ważności czynności prawnej wymagana jest forma szczególna, oświadczenie obejmujące zgodę osoby trzeciej powinno być złożone w tej samej formie. Ponadto art. 99 Kodeksu cywilnego dodaje, że jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.
Forma uchwały i pełnomocnictwa
Zestawienie tych przepisów prowadzi do wniosku, iż uchwała zawierająca zgodę na dokonanie danej czynności i pełnomocnictwo do zawarcia danej umowy powinna mieć formę przewidzianą dla danej czynności. W praktyce oznacza to, że protokół z zebrania na którym głosowana jest taka uchwała powinien być sporządzony w tej samej formie. Jednakże wg. Sądu Najwyższego, formę właściwą dla danej umowy, winna posiadać wyłączenie uchwała zawierająca pełnomocnictwo do zawarcia danej umowy
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 lipca 2016 r. IV CSK 680/15
„Przewidziane w art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (jedn. tekst: Dz.U. z 2015 r., poz. 1892) wymaganie podjęcia przez właścicieli lokali uchwały “w formie prawem przewidzianej” dotyczy tylko uchwały udzielającej zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu, nie dotyczy zaś uchwały wyrażającej zgodę na dokonanie przez zarząd takiej czynności.”
Nie sposób zgodzić się z takim stanowiskiem, ponieważ po pierwsze uzasadnienie tego wyroku pomija treść art. 63 k.c. (w przypadku zarządu powierzonego zgoda wspólnoty jest „zgodą osoby trzeciej”, a przypadku zarządu właścicielskiego z pewnością nie), a po drugie wykładania językowa przepisu art. 22 ust. 2 wyraźnie wskazuje, że uchwała (użyto liczby pojedynczej tego słowa) wyraża zgodę oraz udziela pełnomocnictwa; gdyby użyto słowa „uchwały” (wyrażające zgodę oraz udzielające pełnomocnictwa) wówczas możnaby bronić tezy o rozdzielności obu uchwał; jednak w obecnym stanie rzeczy wydaje się, że trzeba mówić o jednej uchwale zawierającej zgodę i pełnomocnictwo.
Forma notarialna zawsze lepsza
W praktyce ten problem będzie występował przede wszystkim, gdy dana czynność prawna będzie wymagała formy aktu notarialnego. Także uchwała o wyrażeniu zgody i udzieleniu pełnomocnictwa będzie musiała przybrać taką formę. Za stosowaniem formy notarialnej w takich sytuacjach zarówno do zgody jak i pełnomocnictwa przemawiają też względy praktyczne:
- forma notarialna jest „lepszą” formą niż pisemna, więc zastosowanie tej formy może jedynie zadziałać na korzyść mocy prawnej takiej uchwały i wiarygodności zawierającego ją protokołu, choćby z punktu widzenia mniejszych możliwości podważenia autentyczności protokołu;
- w przypadku, gdy w protokole z zebrania wspólnoty jest wiele uchwał wyrażających zgody na określone działania zarządu, przy rozdzieleniu uchwał o zgodzie i pełnomocnictwie, może powstać wątpliwość (jeżeli redakcja uchwał jest niechlujna) której uchwały o zgodzie dotyczy uchwała udzielająca pełnomocnictwo;
- jeżeli osobno będzie protokołowana uchwała wyrażająca zgodę (w formie pisemnej) i osobno uchwałą udzielająca pełnomocnictwo (w formie notarialnej) to z zebrania danej uchwały powstaną de facto dwa protokoły lub jeden protokół na który składać się będą dwa dokumenty (główny protokół oraz notarialna forma uchwały udzielająca pełnomocnictwo); stanowi zdecydowanie niepotrzebną komplikację czynności protokolarnych towarzyszących zebraniu wspólnoty;
- dokonywanie czynności prawnych na podstawie udzielonej zgody i pełnomocnictwa wyrażonych w jednej uchwale jest prostsze skoro w treści takich czynności można powołać się na tylko jedną uchwałę i jeden protokół.
Ostatni wpis na temat zarządu wspólnotą mieszkaniową za kilka dni, a jego tematem będzie wynagrodzenie zarządu.