Zagadnienia ogólne

Obsługa prawna firm

obsługa prawna firm

Obsługa prawna firm jest kluczowym elementem stabilnego i bezpiecznego prowadzenia działalności gospodarczej. Długookresowa współpraca podmiotów gospodarczych wymaga przede wszystkim, by strony poznały się wzajemnie oraz określiły swoje oczekiwania. W przypadku obsługi prawnej firm wiedza na temat potrzeb i organizacji Klienta jest podstawą udanej i efektywnej współpracy. Nie może się to jednak ograniczyć do rozwiązywania jedynie bieżących i pilnych spraw, gdyż każdy problem, jaki napotyka w funkcjonowaniu firma, wynika zazwyczaj z całokształtu okoliczności dotyczącej jej działań.

Fachowa obsługa prawna firm wymaga poznania struktury organizacyjnej Klienta, zakresu kompetencji poszczególnych jednostek, rodzaju danych jakimi dysponują. Taka wiedza jest kluczowa dla uzyskania szybkiej i pełnej informacji potrzebnej do analizy zagadnienia. Nie inaczej jest w przypadku stosunków interpersonalnych pomiędzy zespołem kancelarii a pracownikami obsługiwanego Klienta; osobiste spotkanie, przedstawienie swojej osoby i metod pracy, propozycja przyjęcia już na samym początku pewnych procedur i zasad współpracy daje wymierne efekty i buduje relację obustronnego zaufania.

Kolejnym elementem budowania profesjonalnej relacji z Klientem jest dobór najlepszej formy współpracy. Dotyczy ta zarówno wyboru warunków umownych, finansowych, ale też organizacyjnych. Forma obsługi prawnej firmy musi odpowiadać specyfice działalności Klienta, a zatem należy odpowiednio dobrać zakres obsługi zdalnej i bezpośredniej, czyli czynności podejmowanych u Klienta. Oczywiście należy monitorować efektywność danej formy obsługi i na bieżąco korygować jej zakres.

Bardzo istotnym elementem jest wspólne opracowanie procedur współpracy, zwłaszcza w zakresie wymiany informacji i dokumentacji. Każda analiza, każdy problem który jest przedmiotem pracy kancelarii potrzebuje kompletu danych, których większość zazwyczaj pochodzi od Klienta. Kluczowe dla uzyskania pełnego obrazu sytuacji jest zatem opracowanie procedury kompletowania, systematyzowania i przekazywania danych kancelarii. Z drugiej strony efekt pracy Kancelarii musi się przełożyć na konkretną wiedzę u odpowiednich pracowników obsługiwanej firmy lub jej kierownictwa. Należy ustalić kanały dystrybucji informacji w taki sposób, aby nie trafiały do osób nieodpowiednich albo takich, dla których są zbędne. Na przykład, informacja o wyroku w stosunku do drobnego dłużnika (należności, odsetki, koszty procesowe itp.) nie jest informacją, która jest niezbędna zarządowi, ale z pewnością trzeba ją przekazać służbom rachunkowo-księgowym. Informacje o sprawach wewnątrzkorporacyjnych, jak zgromadzenia wspólników, uchwały, prace zarządu, to przykładowe dane, których wyłącznym adresatem winno być kierownictwo spółki.

Obsługa prawna firm musi cechować się także przejrzystością działań kancelarii w stosunku do Klienta. Przejrzystość taką osiągnąć można poprzez system okresowego raportowania czy wglądu w przebieg czynności na rzecz Klienta. Także poprzez stały dostęp do dokumentów, akt prowadzonych spraw lub negocjacji. Przejrzystość we współpracy umożliwia nie tylko stałą kontrolę prac kancelarii, ale przede wszystkim przyczynia się do tego, iż kierownictwo firmy może w każdej chwili uzyskać informacje o aktualnym stanie spraw i podjąć na podstawie tej wiedzy odpowiednie decyzje biznesowe.

Obsługa prawna firm wyłącznie kosztem prowadzenia działalności, ale przede wszystkim ma tę działalność wspierać i ochraniać. Trzeba mieć na uwadze, że obsługa prawna firm nie ma celu dawać bezpośredniego efektu w postaci zwiększenia przychodów. Przede wszystkim powinna minimalizować szkody, dawać wsparcie organizacji przedsiębiorcy i stwarzać warunki do bezpiecznego rozwoju poprzez współtworzenie elastycznych i bezpiecznych ram działalności oraz współpracy z dostawcami, klientami, pośrednikami, tak aby działalność czysto biznesowa nie była hamowana przez prawno-organizacyjne przeszkody.

Należy też pamiętać, iż obsługa prawna firm daje różnorodny efekt w zależności od celu i niejednokrotnie jest nim określony rezultat. Jednakże bardzo często efekt pracy prawnika nie jest wymierny, gdyż polega na przedstawieniu oceny sytuacji prawnej dotyczącej danego zdarzenia czy stanu, propozycji działań prawnych i ich konsekwencji lub zagrożeń. Rolą prawnika nie jest zastępowanie kierownictwa firmy w podejmowaniu decyzji, ale przede wszystkim umożliwienie podjęcia decyzji w oparciu o pełną informację dotyczącą prawnych konsekwencji działań biznesowych, zarówno tych skutkujących na zewnątrz, jak też mających skutki wewnątrz przedsiębiorstwa.

Wbrew pozorom uwagi te nie dotyczą wyłącznie obsługi prawnej dużych podmiotów gospodarczych.  Obsługa prawa firm małych i średnich jest równie istotna. Decyzje podejmowane w takich firmach mają zawsze znaczenie większe znaczenie dla bezpieczeństwa finansowego i stabilności funkcjonowania niż w większych podmiotach.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *